Чи потрібно оцифровувати трудову книжку і чи можна втратити стаж — пояснення юриста
Про це у коментарі УНІАН розповіла юристка Ілона Елізбарян.
За словами юристки, оцифрування трудової книжки — це процес перетворення паперового документа на електронну скановану копію. Метою є збереження відомостей про трудову діяльність, зокрема за період до 1 січня 2004 року.
Ці дані передаються до Пенсійного фонду України і надалі враховуються під час автоматичного визначення розміру пенсії.
«Якщо трудова книжка не буде оцифрована, ви не втратите стаж, але є ймовірність того, що в Пенсійному фонді не буде певних відомостей про наявний у вас трудовий стаж, і його не врахують. Неврахування певного стажу може вплинути на розмір майбутньої пенсії особи», — пояснила Елізбарян.
Оцифрувати трудову книжку рекомендують громадянам, які почали офіційну трудову діяльність до 1 січня 2004 року. Зробити це можна до 10 червня 2026 року, після чого інформацію про стаж внесуть до Реєстру застрахованих осіб.
Юристка також пояснила, чи потрібно оцифровувати трудову книжку пенсіонерам. За її словами, якщо людина вже не працює і не планує перерахунок пенсії, то обов’язкової потреби в цьому немає. Водночас у випадку перерахунку пенсії оцифрування може бути доцільним, щоб Пенсійний фонд врахував раніше не зафіксований трудовий стаж.
Законодавство передбачає два способи оцифрування трудової книжки — через Пенсійний фонд або самостійно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
У першому випадку потрібно звернутися до територіального органу Пенсійного фонду із паперовою трудовою книжкою. Такий варіант підходить людям, яким складно скористатися онлайн-сервісами.
Щодо центрів надання адміністративних послуг, то нормативними актами прямо не передбачено можливість оцифрування трудових книжок через ЦНАП.
Також трудову книжку можна оцифрувати самостійно через вебпортал Пенсійного фонду. Для цього необхідно увійти до особистого кабінету за допомогою кваліфікованого електронного підпису, завантажити сканкопії документа та підписати звернення електронним підписом.
Юристка наголошує, що під час сканування трудової книжки необхідно дотримуватися технічних вимог. Зокрема, сканкопії мають бути кольоровими. Якщо сторінки завантажуються окремо, вони повинні бути у форматі JPEG, а якщо одним файлом — у форматі PDF. При цьому розмір кожного файлу не має перевищувати 1 мегабайт.
Після надсилання документів оцифрована трудова книжка стає доступною працівникам Пенсійного фонду для врахування стажу, набутого до 1 січня 2004 року.
У Пенсійному фонді також пояснюють, як перевірити, чи оцифровано трудову книжку. Для цього потрібно увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг за допомогою КЕП, BankID або «Дія.Підпису» та перейти до розділу «Електронна трудова книжка».
У вкладці «Оцифрована ЕТК» відображатимуться результати обробки документів. Статус звернення можна також перевірити у розділі «Мої звернення» в пункті «Повідомлення».
Юристка підкреслює, що жодної відповідальності за відсутність оцифрування трудової книжки законодавство не передбачає.
Водночас вона радить зробити це для безпечного збереження інформації про трудовий стаж. За її словами, паперова трудова книжка може бути пошкоджена або втрачена, а відновлення підтверджуючих документів може зайняти багато часу.
